تیم های مجازی دارای چالشهایی درونی و مختص به خود هستند. ایجاد اعتماد و مدیریت تضادهای ناشی از کم بودن ارتباطات رودررو کم بین اعضای تیم مشکل است. ارتباطات بین تیم های مجازی جهانی، چالش برانگیزتر است و غلبه بر موانع و اختلافات فرهنگی کار دشوارتری می باشد.

تحقیقات نشان می دهد، 46 درصد افرادی که در تیم های مجازی کار می کنند، هرگز همکاران خود را ندیده اند و 30 درصد از افراد، تنها یکبار در سال همکاران خود را می بینند.

این گزارش از نظرسنجی از حدود 30 هزار کارمند در شرکتهای چند ملیتی، استخراج شده است. این نظرسنجی همچنین نتایج زیر را یافته است:

  • بیشترین چالش در اعضای تیم های مجازی، عدم دسترسی به محتوای ارتباطات تصویری و غیر متنی است. (94 درصد)
  • فقدان رابطه همکاری بین اعضای تیم های مجازی (85 درصد)
  • دشواری برقراری ارتباط و ایجاد اعتماد بین اعضای تیم های مجازی (81 درصد)
  • بیشتر اعضای تیم ها (90 درصد) گفتند که در جلسات مجازی، فرصت زمانی کافی برای ایجاد ارتباط وجود ندارد.
  • مدیریت تعارضات در تیم های مجازی، دشوارتر از تیم های سنتی است. (73 درصد)
  • تصمیم گیری در تیم های مجازی، دشوارتر از تیم های سنتی است. (60 درصد)
  • بیان نظرات و آرا در تیم های مجازی، دشوارتر از تیم های سنتی است. (64 درصد)

علاوه بر این چالشهای بین اشخاص، تحقیقات نشان می دهد که اختلافات زمانی نیز یک مانع در تیم های مجازی است.(81 درصد)

سایر موانع شامل اختلاف زبان(64 درصد)، تعطیلات، قوانین محلی و عادات (59 درصد) و تکنولوژی (43 درصد) می باشد.

انتخاب و بکارگیری تکنولوژی مناسب برای کارها و اطمینان از دستیابی یکسان همه اعضا به تکنولوژی، مانع دیگری در پیش روی تیم های مجازی است. ایمیل و تلفن به طور گسترده ای در دسترس و مناسب برای بازپخش اطلاعات هستند اما توانایی برقراری ارتباطات تصویری و غیر کلامی را ندارند که برای اعتمادسازی در کار تیمی اهمیت بسیاری دارد. در نتیجه انتخاب نادرست تکنولوژی باعث درک ناصحیح شده و نهایتا به ارتباطات فردی، اعتماد و بهره وری زیان می رساند.

توصیه های کاربردی برای بهبود ارتباطات در تیم های مجازی

  • قرارهای ماهانه مجازی برای برقراری ارتباط بین اعضا
  • استفاده از ابزارهای مجازی تعاملات جمعی مانند چت، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی، علاوه بر ارتباطات مجازی یک طرفه مانند ایمیل و مکالمات فردی
  • قرار دادن پروفایل افراد روی یک دایرکتوری آنلاین ، این پروفایل ها شامل مهارتها و تخصص های افراد است و نشان دهنده این است که آنها چگونه می توانند خود را با سازمان هماهنگ سازند.
  • به میزان مشارکت اعضا در جلسات، حساس باشید، ممکن است جلسات برای بعضی از اعضا در نواحی زمانی شان، صبح بسیار زود یا آخر شب باشد.
  • ممنوعیت چند وظیفه ای بودن در حین مکالمات و جلسات

مدیر عامل توسعه استعداد جهانی در  Asperian Global، توصیه های زیر را برای مقابله با چالش تنوع فرهنگها در تیم های مجازی ارائه داده است، اول از همه اینکه قوانین پایه برای تعاملات تیمی ایجاد نمایید و برخی از ایده های اجرایی او در این زمینه عبارتند از :

– به آرامی صحبت کنید.

– حرف کسی را قطع نکنید.

– خوب گوش بدهید تا بفهمید.

– در محاورات اتاق های گفتگوی مجازی بین اعضا، حضور یافته و صحبت کنید.

– در طول جلسات از کامپیوتر و موبایل استفاده نکنید.

– مفاد جلسات را از قبل آماده کنید و آن را بین اعضا توزیع نمایید.